KI-Chatbot für Kfz-Werkstätten: bucht freie Arbeitsplätze, während Ihre Mechaniker unter dem Auto liegen
Kurzfassung: In der Reifensaison steht das Telefon in der Werkstatt nicht still: „Was kostet der Räderwechsel?“, „Haben Sie Samstag noch was frei?“, „Lagern Sie Reifen ein?“. Die Mechaniker arbeiten, der Empfang kommt nicht hinterher, und der Kunde fährt dorthin, wo jemand abgenommen hat. Ein KI-Chatbot für Ihre Werkstatt antwortet aus Ihrer Website und Preisliste, sofort, und bucht den Kunden auf einen freien Arbeitsplatz oder eine Hebebühne, passend zur Dauer der Arbeit. Einen Tag vor dem Termin bekommt der Kunde eine Erinnerung.
Das ist der KI-Chatbot für Ihre Website mit einem eigenen Buchungsmodus für Werkstätten.
Warum das gerade in der Werkstatt wehtut
- Zwei Spitzen im Jahr. Viele halten sich an die Faustregel „von O bis O“, also Winterreifen von Oktober bis Ostern. Im Herbst und im Frühjahr will deshalb gefühlt jeder in derselben Woche wechseln, und viele schreiben abends.
- Ölige Hände. Der Mechaniker antwortet nicht unter dem Auto hervor, und der Empfang telefoniert, gibt Fahrzeuge heraus und nimmt neue an, alles gleichzeitig.
- Immer dieselben Fragen: Preis für den Räderwechsel, Reifeneinlagerung, wie lange ein Ölwechsel dauert, ob Sie samstags geöffnet haben.
- Termine nach Gefühl. Der Kunde steht da, aber die Bühne ist belegt, weil jemand einen Anruf angenommen und nicht eingetragen hat.
Was der Bot für Ihre Werkstatt tut
Beantwortet Fragen zu Leistungen aus Ihrer Website und zu Preisen aus Ihrer Preisliste
Der Bot indexiert die Website Ihrer Werkstatt und antwortet daraus: Leistungen, Öffnungszeiten, Adresse, Reifeneinlagerung. Preise sind eine eigene Quelle: Auf „Was kostet …?“ antwortet der Bot nur aus der Preisliste, die Sie im Dashboard pflegen (Training → Docs/Q&A → Preislisten), nicht aus den Seiten Ihrer Website. So gibt es eine einzige Stelle für Ihre Preise, und der Bot nennt keinen veralteten Betrag von einer alten Seite. Die Buchungskarte zeigt die Preise aus Ihren Leistungen, die Chat-Antwort selbst sieht sie aber nicht. Tragen Sie die Preise deshalb auch in die Preisliste ein. Steht ein Preis nicht in der Preisliste, sagt der Bot, dass ihm diese Information fehlt. Zahlen erfindet er nicht.
Bucht auf einen Arbeitsplatz, nicht „irgendwann“
Im Buchungsmodus für Werkstätten ist die Buchungseinheit der Arbeitsplatz oder die Hebebühne. Jeder hat einen eigenen Zeitplan, und freie Zeit wird für jeden einzeln berechnet:
- ein Reifenwechsel um 10:00 auf Bühne 1 blockiert nicht 10:00 an der Achsvermessung;
- die Dauer kommt aus Ihrer Preisliste: Ölwechsel 45 Minuten, Diagnose eine Stunde;
- ein Puffer zwischen zwei Fahrzeugen, damit der Platz frei wird.
Der Kunde wählt im Chat per Buttons die Leistung, den Arbeitsplatz (oder „Beliebiger Arbeitsplatz“) und die Uhrzeit. Marke und Kennzeichen kann er in die Anmerkung schreiben.
Terminbuchung gibt es in den kostenpflichtigen Tarifen, ab Base (39 €/Monat). Die Antworten des Bots funktionieren auch im kostenlosen Tarif.
Erinnert an den Termin und lässt den Kunden selbst verschieben
24 Stunden vor dem Termin bekommt der Kunde eine Erinnerung per E-Mail und 2 Stunden vorher eine zweite (beide Zeiten stellen Sie ein). Passt es doch nicht, verschiebt oder storniert er selbst über den Link in der E-Mail, bis 12 Stunden vor dem Termin (die Frist stellen Sie ein). Der frei gewordene Platz ist sofort wieder buchbar. Wer weniger als 24 Stunden vor dem Termin bucht, bekommt nur die zweite Erinnerung.
Ein Terminbuch für Bot und Telefon
Unter Termine sehen Sie im Dashboard ein Tagesraster mit einer Spalte pro Arbeitsplatz. Ruft ein Kunde an, klickt Ihr Team in eine leere Zelle und trägt ihn ein. Bot und Telefon schreiben in dasselbe Terminbuch, deshalb landen nie zwei Autos zur selben Zeit auf demselben Platz.
Der Buchungslink, überall dort, wo man Sie sucht
Die eigene Buchungsseite hat eine kurze Adresse wie botchata.net/b/werkstatt-mueller (nur lateinische Buchstaben, Ziffern und Bindestriche, also ohne Umlaute). Den Link setzen Sie in Ihr Google-Unternehmensprofil, auf Facebook oder als QR-Code auf die Rechnung. Ein Link zu einer bestimmten Leistung öffnet die Buchung schon mit ihr: Unter den Beitrag zur Reifensaison kommt der Link direkt zum Reifenwechsel.
Was Sie vor dem Start wissen sollten
- Arbeitsplatz und Mechaniker sind keine zwei getrennten Dinge. Gebucht wird der Arbeitsplatz. Ist es wichtig, welcher Mechaniker das Auto macht, legen Sie ihn als „Arbeitsplatz“ an oder trennen Sie beide über Zeitpläne.
- Kein Kostenvoranschlag pro Fahrzeug. Der Bot kennt Ihre Preisliste, keinen Teilekatalog.
- Die Startleistungen kommen ohne Preise. Nach der Branchenwahl erscheinen fünf Leistungen (Computerdiagnose, Öl- und Filterwechsel, Achsvermessung, Reifenwechsel, Komplettwäsche) mit Dauer, aber ohne Preis. Tragen Sie Ihre Preise ein, bevor Sie die Buchung einschalten.
- Keine SMS. Erinnerungen gehen nur per E-Mail. Wer nur eine Telefonnummer hinterlässt, bekommt keine Erinnerung.
- Keine Anzahlung. Der Bot reserviert die Zeit, bezahlt wird vor Ort.
Was Sie in Zahlen sehen
| Was | Woher |
|---|---|
| Auslastung jedes Arbeitsplatzes | gebuchte Minuten im Verhältnis zur Arbeitszeit |
| Erwarteter Umsatz | Preise der Leistungen zum Zeitpunkt der Buchung (BotChata führt keine Kasse, das ist also ein Plan, kein Ist-Wert) |
| Nicht erschienen und Stornierungen | Status jedes Termins |
| Fragen, die der Bot nicht beantworten konnte | wöchentliche E-Mail: Antwort auf der Website ergänzen und „Reindex starten“ klicken (Training → Links; automatisch jede Woche ab Business), einen Preis in der Preisliste, und der Bot antwortet ab dann selbst |
Die letzte Zeile bringt Ihrer Website am meisten. Kunden fragen nach Reifeneinlagerung, Klimaservice, Hybridfahrzeugen. Fehlt das auf der Website, sehen Sie es in der E-Mail. Diesen Bericht bekommt jedes Konto, auch das kostenlose.
So starten Sie
- Binden Sie den Bot mit einer Zeile Code in Ihre Website ein. Er indexiert die Seiten und antwortet daraus.
- Dashboard → Möglichkeiten → Termine buchen → auf „Welche Branche ist das?“ Kfz-Werkstätten wählen. Statt „Spezialist“ steht dann „Arbeitsplatz“, und fünf Startleistungen erscheinen — Preise eintragen.
- Tab Arbeitsplätze: Zeitplan jedes Arbeitsplatzes und die Leistungen darauf.
- Einstellungen → Zeitzone unter Zeitplan & Verfügbarkeit prüfen und Terminbuchung bei Fachkräften einschalten. Ohne diesen Schalter bekommt das Widget weder Buchungs-Tab noch Arbeitsplätze.
- Buchen Sie selbst vom Handy und versuchen Sie dann, dieselbe Uhrzeit ein zweites Mal zu belegen.
→ Kostenlos starten — ohne Kreditkarte
Antworten aus Ihrer Website dauerhaft kostenlos. Terminbuchung auf Arbeitsplätze ab 39 €/Monat. Preise · Was kostet ein KI-Chatbot.